مهام وكيل الكلية للشئون الأكاديمية:

-       يعاون العميد في أعماله.

-       الإشراف على تنفيذ اللوائح والقواعد التنفيذية للائحة الدراسات والاختبارات للمرحلة الجامعية.

-       الإشراف على إعداد الجداول الدراسية للطلبة في الأقسام الأكاديمية والتنسيق مع الكليات الأخرى بالتعاون مع عمادة القبول والتسجيل ولجنة الجداول الدراسية.

-       الإشراف على الوحدات التابعة للشؤون الأكاديمية.

-       الإشراف على سير الامتحانات النهائية وتشكيل لجانها، وذلك بالتنسيق مع الأقسام الأكاديمية وعمادة القبول والتسجيل.

-       الإشراف على تطبيق ضوابط القبول والتحويل من الكلية وإليها وبين الأقسام الأكاديمية.

-       الإشراف على أعمال لجنة الشؤون الطلابية ولجان النشاطات اللاصفية الطلابية.

-       رئاسة اللجان التابعة للوكالة ورفع تقاريرها إلى الجهات المعنية. 

-       الإشراف على عملية معادلة المقررات الدراسية.

-       الإشراف على طلبات التأجيل والاعتذار عن الدراسة وكذلك عمليات الحذف والإضافة لطلبة مرحلة الدراسات الجامعية وفقا ًللأنظمة والقرارات الصادرة بهذا الخصوص.

-       الإشراف على إعداد قوائم الحرمان، وقوائم الخريجين.

-       الإشراف على فعاليات الأسبوع التعريفي بالكلية.

-       توجيه وإرشاد الطلبة وحل القضايا المتعلقة بالتحصيل الأكاديمي.

-       تقديم تقارير دورية لعميد الكلية عن سير العمل بالوحدات التابعة له وفقا ًللمهام المناطة به، والصعوبات التي تواجهها.

-       التنسيق مع وحدات الكلية في المجالات ذات العلاقة.

-       الإشراف على الشؤون المالية والعهد المخصصة بالوكالة وبرامجها وفقا ًللوائح والأنظمة. 

-       القيام بأعمال أمانة مجلس الكلية.

-       متابعة تحديث موقع الكلية فيما يخص وكالته والوحدات الإدارية التابعة لها. 

-       تنفيذ ما يكلفه به عميد الكلية من أعمال.

صلاحيات وكيل الكلية للشئون الأكاديمية:

-       الموافقاة على اعتذار الطلبة عن الفصل الدراسي وفقاً للاوائح والأنظمة.

-       اعتماد الجداول الدراسية المقدمة من الأقسام الأكاديمية بالكلية.

-       تشكيل واعتماد لجان النشاطات الطلابية بالكلية.

-       إقرار زيادة عدد الطلبة في الشعب بالتنسيق مع الأقسام المعنية وعمادة القبول والتسجيل.

-       الموافقة على طلبات التمديد وإعادة القيد والاختبارات البديلة حسب اللوائح المنظمة لذلك.

-       اعتماد قوائم الحرمان والرفع بها حسب اللوائح والأنظمة.

-       البت في قضايا الأعذار الطلابية حسب الحاجاة إلى ذلك وفقاً للوائح والأنظمة.

-       اختيار مشرفي الوحدات والأقسام التابعة له والتوصاية بتعيينهم.

-       مخاطبة الجهات ذات العلاقة داخل الجامعة في اختصاص ونطاق عمل الوكالة.

-       إصدار القرارات الداخلية التي يقتضيها سير العمل في وكالة الكلية ووحداتها وفقاً للأنظمة واللوائح.

-       تقويم أداء منسوبي الوكالة.

-       اعتماد الإجازة الاعتيادية والا ضطرارية لمنسوبي الوحدات التابعة للوكالة.

-       إقرار الصرف من ميزانية وعهدة الوكالة وفقا ًللوائح المنظمة.

-       إقرار فتح شعب جديدة بناء على طلب الأقسام المعنية.

تقوم هذه الوحدة على تنفيذ سياسة الجامعة والكلية الخاصة بإعداد وتنسيق الجداول الدراسية والإشراف على عملية تسجيل المقررات والحذف والإضافة.

مهامها:

-       انشاء الجداول الدراسية في بداية العام الجامعي وتسكين أعضاء هيئة التدريس في جميع المقررات.

-       الإشراف والمتابعة على كافة شؤون وأعمال تسجيل المقررات الدراسية والتسجيل المبدئي.

-       التنسيق مع عمادة القبول والتسجيل حيال الخطط المستحدثة من قبل الكلية وتحديثها على النظام الأكاديمي بعد إقرارها.

-       إضافة وحذف المقررات لطلبة الكلية بالتنسيق مع عمادة القبول والتسجيل.

-       تحديث وارسال عدد المسجلين والمسجلات بالمقررات المختلفة، وارسالها الي القسم المختص.

-       اقتراح الخطط لسير العمل وتطوير وتبسيط إجراءاته.

​تقوم هذه الوحدة بمتابعة الشؤون الطلابية وتوفير التوجيه والإرشاد للطلاب المستجدين والقدامي، واستقبال شكاوى الطلبة، بالإضافة إلى مساهمتها في دعم النشاطات المتعددة بتعريف المستجدين بأقسام الكلية ومنشآتها المختلفة وتوفير سبل الدعم للطالبات بالتضامن مع الجهات المسؤولة بالجامعة.

مهامها:

-       تنفيذ وإشراف معادلة طلب الطلبة المرشحين للتحويل إلى كلية طب الأسنان مع الأقسام الأكاديمية.

-       اقتراح الخطط لسير العمل وتطوير وتبسيط إجراءاته

-       التواصل مع الأقسام الأكاديمية لتحديد وتأكيد قوائم منسقي المقررات.

-       متابعة طلبات التحويل للكليات الأخرى وإكمال الإجراءات حسب الأنظمة المتبعة لذلك.

-       المتابعة مع عمادة شؤون الطلاب لاستلام البطاقات التعريفية والمكافأة المصروفة للطلبة وتسليمها لهم.

-       إصدار البطاقات للطلبة المستجدين

-       متابعة حضور الطلاب.

-       تحرير الخطابات المتعلقة بالطلبة.

-       وضع الخطة السنوية للعمل بالوحدة وفق متطلبات إدارة الارشاد الأكاديمي بالجامعة.

-       استقبال الطلاب الجدد والترحيب بهم في أول يوم من الدراسة والشرح لهم عن نظام الكلية والجامعة والبيئة الجامعية.

-       بث الوعي بين طلبة الكلية بأهمية الوحدة ودورها في مساعدتهم على السير في دراستهم الجامعية بصورة حسنة، وتشجيعهم على اللجوء إلي المرشد الأكاديمي للمساعدة في حل ما تعترضهم من صعاب.

-       يتم تقسيم الطلاب على المرشدين بشكل متوازن بحيث تكون نسبة الطلاب المتعثرين والمستجدين متقاربة لدى كافة المرشدين الأكاديميين بأقسام الطلاب والطالبات.

-       وضع الخطط الإرشادية (التعثر-المحرومين – الحذف والتأجيل -...إلخ).

-       التنسيق مع عمادة القبول والتسجيل فيما يتعلق ببيانات الطلاب الأكاديمية وأمور التسجيل والأنصبة وغيرها بالنسبة للطلاب ذوي الظروف الأكاديمية الخاصة التي تتطلب مساعدة، وذلك في إطار ما تسمح به أنظمة ولوائح الدراسة بالجامعة.

-       تقديم خدمات استشارية وتدريبية لطلبة الكلية بشكل مستمر؛ بهدف توعيتهم بالصعوبات الأكاديمية والمهارات الدراسية التي قد تواجههم، وإكسابهم مهارات ترفع من تحصيلهم الأكاديمي وتحقق توافقهم الشخصي والنفسي مع الدراسة بالكلية.

-       إقامة البرامج والفعاليات الإرشادية، مثل:

o     حفل استقبال الطلبة الجدد.

o     إعداد الكتيبات والمطبوعات الإرشادية كالملصقات والمطويات ونشرة الإرشاد الأكاديمي لجميع منسوبي الكلية من طلبة وأساتذة.

o     حفلات تكريم المتفوقين من طلبة الكلية.

o     توزيع كتيبات الارشاد الأكاديمي على الطلبة والمرشدين الأكاديميين.

o     إقامة الورش التدريبية للتعريف بالإرشاد الالكتروني والخدمات الطلبية التي تقدمها الكلية والجامعة.

-       الإشراف العام على المرشدين الأكاديميين ومتابعة ما يرفع لها من حالات.

-       استقبال الحالات التي ترسل إليها من المرشدين الأكاديميين وحل مشاكلها أو رفعها لسعادة وكيل الكلية للشؤون الأكاديمية أو لسعادة عميد الكلية إذا احتاج الأمر.

-       إعداد التقارير الفصلية والسنوية عن أنشطة الوحدة.​

​تختص هـذه الوحـدة بتنظيـم النشـاطات اللاصفيـة فـي الكليـة، والتـي تتواصـل فيهـا مـع الطلبـة ومشـاركتهم فـي فعاليـات الأنشطة الطالبيـة في المجالات العلمية والثقافية وخدمة المجتمع والأنشطة التطوعية والترفيهية والرحلات والرياضية والفنية مثل: المسرح، الشعر، الرسم، إقامـة معـارض داخـل الكليـة. 

مهامها:

-       وضع الخطة السنوية للعمل بالوحدة وفق متطلبات عمادة شؤون الطلاب بالجامعة وطبيعة الكلية.

-       التنسيق مع عمادة شئون الطالب بالجامعة فيما يخص الأنشطة وخططها.

-       تنظيـم النشـاطات اللاصفيـة فـي الكليـة.

-       وضع وتفعيل الاليات التي من شأنها تحفز طلبة الكلية في الأنشطة التي تقيمها الوحدة.

-       اكتشاف المواهب الطلابية ورعايتها وإعداد الدورات وورش العمل المناسبة لذلك.

-       إقامة الاحتفالات بالمناسبات الوطنية والمهنية ذات العلاقة بالأنشطة الطلابية.

-       الترتيب والإشراف على الحفل الختامي للنشاط الطلابي.

-       استلام ميزانيات وسلف الأنشطة والإشراف على صرفها.

-       إعداد تقارير فصلية وختامية عن الأنشطة الطلابية.

-       قياس رضا المستفيدين عن أداء الوحدة، واتخاذ الإجراءات التصحيحية في ضوء نتائج القياس.

-       اختيار ممثلي الكلية للمشاركة في الأنشطة الطلابية التي تقيمها عمادة شؤون الطلاب بالجامعة.

-       التنسيق مع الأقسام الأكاديمية وعيادات الكلية وكافة الوحدات ذات الصلة بإقامة وتفعيل الأنشطة الطلابية.

تختص هذه الوحدة في توفير​ الكتب والمراجع والمجلات العلمية لطلبة الكلية من خلال التنسيق مع رؤساء الأقسام الأكاديمية والمكتبة المركزية بالجامعة؛ لتحسين مستوى الطلاب وتعزيز قدراتهم.

مهامها:

-       تحديث وحصر بيانات المكتبة وتنظيم محتوياتها بالتنسيق مع رؤساء الأقسام الأكاديمية.

-       تجهيز استبيانات القياس رضا المستخدمين عن مصادر التعلم والمكتبة بالكلية.

-       متابعة استبيانات أعضاء هيئة التدريس والطلبة بخصوص مصادر ووسائل التعلم.

-       عقد الدورات وورش العمل للطلاب وأعضاء هيئة التدريس في كل ما يخص استخدام المكتبة الالكترونية ومكتبة الكلية والمكتبة المركزية.

-       الإسهام الفاعل في تطبيق معايير الجودة.

-       حصر ملاحظات ونواقص المكتبة من الكتب والمراجع (الوقية والالكترونية) ومصادر التعلم الاخري؛ للعمل على توفيرها؛ لضمان فاعلية وكفاءت تدريس المقررات الدراسية المختلفة.

-       التنسيق مع عمادة / إدارة المكتبات بالجامعة فيما يخص أنشطة الوحدة وخططها وتوفير نواقص المكتبة ومصادر التعلم الاخري حسب الاحتياجات الفعلية للاقسام الاكاديمية بالكلية ومقرراتها.

-       المتابعة الدورية لمدى توافر الكتب والمراجع والوسائل التعليمية ومصادر التعلم الأخري.

-       جمع البيانات والآراء وتحليلها وتقييم النتائج والوقوف على نقاط الضعف والقوة.

-       إعداد خطة لتطوير مكتبة الكلية ومصادر التعلم ورفع كفاءتها.

-       إعداد تقارير فصلية وختامية عن فاعليات الوحدة ورفعها لوكيل الكلية للشؤون الأكاديمية؛ لمناقشتها بالمجالس الحاكمة.

-       الرفع بمقترحات تشكيل اللجان حسب الحاجة لها.​

​تختص بإدارة موقع التعليم الالكتروني الخاص بالكلية وتقديم الكثير من الخدمات الالكترونية لأعضاء هيئة التدريس والطلاب والتي من شأنها إثراء العملية التعليمية حيث تختص بتدريب أعضاء هيئة التدريس علي كيفية التدريس الالكتروني واعداد الاختبارات واي تجديد خاص بالبلاك بور ورفع توصيف المقرر والمحاضرات والمواد العلمية وغيرها من الموضوعات ذات الصلة.

مهامها:

-       وضع الخطط المتعلقة بالتعلم الإلكتروني (البلاك بورد) في الكلية ومتابعة تنفيذها.

-       التنسيق مع عمادة تقنية المعلومات والتعليم الالكتروني فيما يخص الاحتياج التدريبي في مجال التعلم الإلكتروني.

-       متابعة عمل موقع البلاك بورد.

-       تقديم الدعم الفني لأعضاء هيئة التدريس في الأمور المتعلقة باستخدام موقع البلاك بورد وآلية رفع المحتوى الدراسي واجراء الاختبارات القصيرة والواجبات الدراسية.

-       تقديم الاستشارات للكلية وأعضاء هيئة التدريس في التفعيل الأمثل والممارسات الصحيحة في استخدام البلاك بورد.

-       التعامل مع المشاكل الخاصة بالشبكة وتقديم التوصيات لتحسين نظام تكنولوجيا المعلومات بالكلية.

-       المتابعة ورفع التقارير اللازمة في مجال ممارسات البلاك بورد.

-       المتابعة الدورية لأعضاء هيئة التدريس لتنزيل المحتوى التعليمي وتوصيف البرنامج والمقررات الدراسية على نظام البلاك بورد.

-       المتابعة الدورية لمدى جاهزية الفصول الدراسية الذكية وقاعات الاجتماعات والشاشات الإعلانية.

-       تحديد احتياجات الكلية من تقنيات التعليم والتجهيزات التكنولوجية والأجهزة الحديثة والرفع بها لعميد الكلية لمخاطبة عمادة تقنية المعلومات والتعلم الإلكتروني لتوفيرها.

-       تحديث بيانات وأنشطة التعلم الالكتروني للكلية على موقع الجامعة.

-       متابعة المحاضرات والاختبارات التي تقام بواسطة نظام البلاك بورد.

-       إعداد التقارير والإحصائيات الدورية الخاصة الكلية لكل فصل دراسي.​

​تُعنى ببناء الخطط الدراسية وتطويرها لتحسين مخرجات التعليم وتحقيق توافقها مع معايير الاعتماد الأكاديمي المحلية والدولية، وتحديثها دورياً وذلك لما له من انعكاس إيجابي في مواكبة الخطط التنموية والتطور العلمي في مجالات طب الاسنان المختلفة وتلبية احتياجات سوق العمل وكذلك القيام بمهام خاصة لاثراء نظام التعليم والتعلم المبني على المعضلات وطرق التقييم الخاصة به ومن جهة أخرى التواصل مع الجامعات الأقليمية والمحلية في إطار تطوير العملية التعليمية بالكلية وكذلك تدريب اعضاء هيئة التدريس الجدد على طرق واستراتيجيات التدريس واساليب التقييم الحديثة ذات الصلة بالبرامج الأكاديمية بالكلية ومتابعة سير العملية الاكاديمية بالكلية.

مهامها:

• وضع المواصفات والمعايير اللازمة في إعداد الخطط والبرامج الدراسية بما يتوافق مع معايير الهيئة الوطنية للتقويم والاعتماد الأكاديمي.
• بناء وتنفيذ الخطط الدراسية في الكلية وأقسامها العلمية.
• دراسة الخطط الدراسية في الكلية وتقويمها وفق المعايير والضوابط والآليات، والتوصية باعتمادها.
• التقويم والتطوير والإشراف والمتابعة للارتقاء بالخطط والبرامج الدراسية وتطويرها لتحسين مخرجات التعلم، بما يتوافق مع معايير الهيئة الوطنية للتقويم والاعتماد الأكاديمي.
• متابعة مستجدات الخطط والبرامج الدراسية على مستوى الجامعات المحلية والأقليمية.
• التنسيق مع الجهات ذات العلاقة؛ لتنظيم الدورات التدريبية في مجال الخطط والبرامج الدراسية.
• التعاون الأكاديمي مع مختلف الأقسام المناظرة في الجامعات محليًا وإقليميًا وعالميًا ضمن آلية معتمدة ورسمية في سبيل تحقيق جودة بناء الخطط والبرامج الأكاديمية.
• تقييم البرامج الأكاديمية بشكل دوري.
•  تبني تطوير البرامج الأكاديمية بناء على احتياجات سوق العمل ومواكبة النهضة العلمية الحديثة.
• وضع ضوابط لمراجعة الخطط والبرامج الأكاديمية ومتابعة تنفيذها.
• رفع كفاءة العاملين في مجال الخطط والبرامج الدراسية.
• متابعة مستجدات الخطط والبرامج الدراسيةعلى مستوى الجامعات المحلية والخارجية.
• المتابعة المستمرة لأعمال لجان الخطط الدراسيّة في الأقسام، ونشاطاتها؛ لغايات التقييم والتحسين، وتوفير الوسائل والإمكانات الضرورية لها بالتنسيق مع وكالة الجامعة للشؤون الأكاديمية (اللجنة الدائمة للخطط الدراسية).
• تنظيم الاستبيانات الاستقصائية، ونشر المطبوعات ذات العلاقة.
• الاستعانة بمحررين متخصصين للمراجعة اللغوية والفنية للخطط، وتوحيد المظهر العام للخطط الدراسية.
• مراجعة المناهج وحث أعضاء هيئة التدريس على تطويرها، ووضع خطة زمنية للتطوير المستمر بما يتناسب مع الاحتياجات الفعلية للخريجين وذلك لإعدادهم لسوق العمل.
• مطابقة المناهج مع مصادر التعلم المتاحة للطالب.
• استحداث طرق للتدريس.
• عقد لقاءات دورية مع منسقي المقررات الدراسية لاستعراض التطوير المقترح ومناقشته.
• تنسيق محتويات المناهج بما يضمن عدم التكرارية ويضمن الإعداد الأكاديمي والعملي المتناسق والمتدرج للطلاب.
• مراجعة توصيف وتقرير المقررات شكلياً وإجرائياً بما يتوافق مع متطلبات الاعتماد الأكاديمي.
• مراجعة تقييمات الطلاب شكلياً وإجرائياً بما يتوافق مع متطلبات الاعتماد الأكاديمي.
• إعداد تقرير فصلي عن إنجازات التطوير المقترحة للمناهج، وإرساله إلى لجنة ضمان وتوكيد الجودة، لتوثيقه تمهيداً لعرضه على مجلس القسم ولجنة تطوير المناهج بالكلية.
• متابعة تنفيذ المقررات الجديدة بعد إقرارها، وإعداد تقرير عن مدى نجاح التطوير المقترح في توفير الاحتياجات الفعلية للطلاب بما يضمن الإعداد المناسب لسوق العمل.
• إعداد تقرير عن الصعوبات التي قد تواجه تطبيق هذه المقررات المقترحة، ورفعه إلى لجنة ضمان وتوكيد الجودة بالقسم لاتخاذ الخطوات المناسبة.
•  متابعة إعداد وتحديث نماذج توصيف المقررات مع بداية كل فصل دراسي وتجميعها في الملف المعد لذلك.
•  متابعة إعداد النماذج الإرشادية المختصرة وتوفيرها للطلاب، وذلك لجميع المقررات الدراسية مع بداية كل فصل دراسي.
•  متابعة إعداد نماذج تقرير المقررات وتقديمها وتجميعها في موعد أقصاه نهاية الأسبوع الثاني من كل فصل دراسي، وذلك عن المقررات التي تم تدريسها في الفصل الدراسي السابق.
•  إعداد تقرير فصلي عن المقررات الدراسية من حيث توافر وتحديث توصيف المقررات والتزامها بنماذج الهيئة الوطنية للاعتماد الأكاديمي، وتقديمها إلى لجنة ضمان وتوكيد الجودة بالقسم.
  

​تختص بتنظيم لجان الاختبارات، وتوزيع المراقبين وقت الاختبار، واستقبال أوراق الاختبار من الكليات الأخرى، والاختبارات الفصلية، والاختبارات البديلة والاختفاظ بأوراق الإجابة والتخلص منها وفق آليات معتمدة.

مهامها:

• إعداد جداول الامتحانات والامتحانات النهائية بالتنسيق مع الأقسام الأكاديمية وعمادة القبول والتسجيل.
•  تشكيل لجنة الاختبارات، ومتابعة سير أعمالها.
• ترتيب مواعيد الاختبارات، والمراقبات المسؤولات للاختبار النهائي.
• التنسيق مع أعضاء هيئة التدريس لإعداد الامتحانات وفق الجداول المتفق عليها.
• الإشراف على عملية المراقبة أثناء الاختبار.
• الاشراف على سير الامتحانات، وحل المشكلات التي قد تظهر أثناء إقامتها.
• إعداد التقارير والإحصائيات الدورية عن عمليات الامتحانات الفصلية والنهائية، ورفعها لوكيل الكلية للشؤون الأكاديمية.​
  

​لمزيد من الإطلاع على السياسات والأدلة واللوائح يرجى التكرم بزيارة:

عمادة شؤون الطلاب​

عمادة القبول والتسجيل

Cden@uoh.edu.sa