مهام إدارة الجودة والاعتماد:
من أهم المسؤوليات الأساسية التي تتولاها إدارة الجودة والاعتماد قيادة و تنسيق ودعم عمليات وممارسات الجودة في جميع وحدات الجامعة ومؤسساتها وذلك من خلال:
أولا: تنمية الالتزام بتحسين الجودة عن طريق:
دعم ثقافة أعضاء هيئة التدريس و العاملين والطلاب في الجامعة نحو أهمية عمليات توكيد الجودة ومعرفة الاستراتيجيات اللازمة لتحقيقها.
تنظيم ورش عمل وندوات ولقاءات مع الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والعاملين لدعم ثقافة الجودة فيما يخص نظم الإرشاد الأكاديمي والاجتماعي والمالي والثقافي – جداول التدريس والاختبارات والساعات المكتبية ونظم وسياسات القبول والتسجيل والانسحاب والمواظبة على الدراسة والاعتذار والتقديرات.
عقد وتنفيذ وإدارة ورش عمل إعداد توصيف وتقرير البرامج الأكاديمية في ضوء النماذج المعدة من الهيئة الوطنية للتقويم والاعتماد الأكاديمي ومراجعته دورياً.
نشر ثقافة الجودة بين منسوبي الجامعة والقيام بالدراسات وعقد المؤتمرات والندوات واللقاءات وورش العمل في مجال الجودة والاعتماد الأكاديمي.
تطوير مفهوم "الرسالة" ومفهوم "الأهداف " من أجل تحسين الجودة في الجامعة وتشجيع جميع الوحدات للقيام بإجراءات مماثلة كل في محيط نشاطه.
وضع تصورات محددة لما يجب أن يتم القيام به في الجامعة من تطويرات هامة وإنجازات متميزة من خلال عمليات الجودة.
إشراك ذوي العلاقة والمستفيدين من أنشطة الجامعة وومؤسساتها المختلفة في وضع استراتيجيات توكيد الجودة، والعمل على توعية المجتمع بالإنجازات المهمة التي يتم تحقيقها.
ثانيا: تقديم المساعدة والدعم للكليات والعمادات المساندة والوحدات الإدارية من أجل إنجاز خطط تحسين الجودة، وهذا يشمل علي:
إجراء الترتيبات اللازمة لترشيح وتعيين مسئولي الجودة في الوحدات الإدارية لمختلف المؤسسات التعليمية بالجامعة.
توفير وتنظيم التدريب اللازم لطاقم العمل في الجامعة على عمليات توكيد الجودة.
توفير أو تنظيم التدريب المناسب على استراتيجيات التعليم وعمليات التقييم المتعلقة بالأنواع المختلفة لمحصلات التعلم المقصودة.
التعاون مع الكليات والعمادات المساندة والوحدات الإدارية أثناء برامج التهيئة أو التعيين للعاملين الجدد لتوفير برامج التوعية والدعم اللازمة لتحقيق استراتيجيات توكيد الجودة.
المساعدة في إعداد خطط تحسين الجودة والعمليات التقويمية للوحدات الإدارية.
تطوير واعتماد النماذج القياسية (الرسمية) المستخدمة لغرض إجراء عمليات المسوح والتقارير حول مؤشرات الجودة مثل تقييم التعليم وعمليات، استقصاء أراء أرباب العمل والخريجين، والنماذج الخاصة بتوصيف البرامج والتخصصات، والتقارير الأخرى بصورة عامة.
توفير الدعم الفني لحساب الصدق والثبات للمهام المتعلقة بالتقييم وعمليات المسوح التقويمية.
إجراء عمليات المسح الدوري للخريجين وغيرهم من المستفيدين من الجامعة.
تصميم استبيانات العنصر البشري العامل ( الطلاب – أعضاء هيئة التدريس – العاملين ).
تقديم الدعم والمشورة لوحدات الجامعة المختلفة فيما يرتبط بقضايا الجودة والاعتماد الأكاديمي.
متابعة إجراءات تبني ومطابقة مواصفات البرنامج التعليمي بالأقسام العلمية مع متطلبات ومعايير الهيئة الوطنية للاعتماد الأكاديمي والعلامات المرجعية.
التواصل المستمر مع المعنيين والمستفيدين، والسعي لمعرفة آرائهم ونصائحهم بخصوص استراتيجيات تطوير الجودة.
توثيق كافة المراحل والإجراءات عن طريق نظام حفظ وأرشفة وتسجيل واعتماد بمجلس العمادة.
متابعة إعداد وتعبئة نماذج توصيف وتقرير المقررات الدراسية وطرق تدريسها وطرق التقويم لها والامتحانات طبقاً لمتطلبات معايير الهيئة الوطنية للتقويم والاعتماد الأكاديمي.
مساعدة الوحدات الداخلية للتعرف على مقيمين مستقلين لمساعدتها في أنشطتها المتعلقة بتوكيد الجودة مع الأخذ بمشورتهم حول طرق تطوير الجودة.
توفير المواد المرجعية ونشر المعلومات حول التطورات المتعلقة بتوكيد الجودة والاعتماد، وعن الأفكار الجيدة المعمول بها في الجامعات الأخرى سواء داخل السعودية أم في بلدان أخرى، والتي من شأنها مساعدة أطقم العمل في تطوير الجودة.
اعداد الية للتواصل المنظم مع جميع الوحدات والاداريات بمختلف الكليات والعمادات المساندة.
مساعدة الكليات في وضع انظمة ضمان الجودة.
المراجعة الداخلية لكافة لانشطة ومخرجات الجودة بالجامعة.
صياغة مؤشرات الاداء بالبرامج الاكاديمة.
اعداد رؤية لمعايير المساحات والمباني والموارد البشرية.
اعداد تصور لبعض المشروعات التنافسية لتاهيل البرامج الي الاعتماد الاكاديمي.
ثالثا: تنسيق الاستراتيجيات الشاملة للجامعة نحو توكيد تطوير الجودة:
تطوير خطة لتحسين الجودة في الجامعة ككل.
وضع الآليات المناسبة لإعداد ومراجعة وتوثيق رؤى ورسالة وحدات الجامعة وأهدافها الإستراتيجية.
تحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات والقيم المطلوب الالتزام بها.
متابعة تصميم وتنفيذ الخطط التنفيذية.
وضع خطط تنفيذية للمراجعات الداخلية.
حفظ ملفات وسجلات الخطط والتقارير والمعلومات الإحصائية والمعلومات الأخرى للرجوع إليها من وقت لآخر، ومتابعة خطط تحسين ومراقبة التنفيذ وتقييم النجاح.
متابعة نظام حفظ وأرشفة وتسجيل ورصد كافة الأنشطة العلمية والتعليمية والبحثية والمجتمعية بوحدات الجامعة.
تصميم ووضع الآليات المتنوعة بشأن تحسين التواصل مع المستفيدين وتحسين عمليات التعليم والتعلم والبحث العلمي وخدمة المجتمع والإرشاد الطلابي والأكاديمي.
تنسيق وقيادة الاستعدادات وإدارة عمليات التقويم المؤسسي الخارجية، وتنسيق هذه العملية مع عمليات التقويم البرامجي الخارجي التي تخضع لها البرامج المعنية في الجامعة وكلياتها وعمادتها المساندة.
رابعا: إعداد تقارير عن تطورات توكيد الجودة لكامل مؤسسات الجامعة:
متابعة إعداد تقارير سنوية عن توكيد الجودة ومراجعتها وتقديمه للإدارة العليا ولمجلس الإدارة موضحاً بها مؤشرات الأداء الرئيسي والمعلومات الثابتة وذلك اعتماداً على تقارير الوحدات الداخلية.
تصميم بروتوكولات المراجعة واللقاءات التقييمية.
كتابة تقارير دورية بنتائج المراجعة والتقييم.
قيادة وإعداد الدراسات الذاتية (داخلية) ومراجعتها على مستوى الجامعة (التقويم المؤسسي الذاتي) وتنسيقها لتتزامن مع وقت وتنفيذ الدراسات الذاتية على مستوى البرامج (التقويم البرامجي الذاتي ) في جميع عمليات مؤسسات الجامعة.
خامسا: الوثائق والمواد التي يمكن لإدارة الجودة والاعتماد إعدادها في نموذج عام لاستخدامها في الجامعة ومؤسساتها:
نماذج تقديم خطط تحسين الجودة.
نماذج توصيف الرسالة والأهداف والمؤشرات وعمليات قياس الأداء.
ملفات البرامج والمقررات أو التخصصات.
نماذج تقارير البرامج السنوية وتقارير المقررات أو التخصصات.
نماذج لاستمارات مسح تقويم البرامج من قبل الخريجين.
نماذج لعمليات مسح آراء أرباب العمل والمستفيدين الآخرين من أنشطة الجامعة ومؤسساتها.
نماذج لعرض تقارير الدراسات الذاتية.
نماذج معايير المساحات والمباني والموارد البشرية
نماذج معايير الورقة الامتحانية والية تقييمها
نماذج حصر البيانات الاساسية (البشرية والمادية)
نماذج ترميز (تكويد) الكليات والعمادات المساندة
سادسا: وظائف يجب الاهتمام بها من قبل إدارة الجودة والاعتماد عند وضع إستراتيجية الجامعة لتوكيد الجودة:
المهمة والأهداف.
التعلم والتعليم – داخل كل برنامج.
البحث.
علاقات المجتمع.
الحكم والإدارة.
نظم توكيد الجودة.
خدمات قبول ودعم الطلاب.
مصادر التعلم.
المرافق والمعدات.
التخطيط المالي والإداري.
عمليات توظيف هيئة التدريس والموظفين.
تحقيق أهداف الجامعة المتعلقة بقضايا الجودة والاعتماد الأكاديمي.
التحسين المستمر للجودة والأداء على مستوى الجامعة ووحداتها الإدارية والأكاديمية.
عقد بروتوكولات تعاون علمية ومهنية بين الجامعة والمؤسسات المناظرة ذات التصنيف المرتفع في تطبيق الجودة والاعتماد الأكاديمي.
تعزيز المجهودات الرامية لتحسين تصنيف الجامعة على مستوي المملكة العربية السعودية.
المساهمة في العمل على تبسيط الإجراءات في المجالات الإدارية والأكاديمية بما يحقق أهداف الجودة.
تقويم الأداء وضمان الجودة لوحدات الجامعة الإدارية والأكاديمية.
متابعة إعداد وتنفيذ خطط التقويم والاعتماد الأكاديمي وضمان الجودة في وحدات الجامعة المختلفة.
إقرار واعتماد تشكيل وحدات الجودة والاعتماد الأكاديمي ومتابعة تنفيذها لأعمالها.
إقرار ومتابعة معايير ومؤشرات الأداء الأكاديمي والإداري من قبل وحدات الجامعة المختلفة.
الإشراف على تنفيذ آليات الخطة الإستراتيجية من قبل وحدات الجامعة المختلفة.
الآليات:
يمكن تحقيق المهام السابقة من خلال مجموعة من الآليات منها:
نشر ثقافة الجودة في الكليات واالعمادات المساندة والوحدات الإدارية.
تقويم مستوى الأداء في الكليات واالعمادات المساندة والوحدات الإدارية.
العمل على تنفيذ و متابعة التقويم والاعتماد الأكاديمي.
وضع وتنفيذ الخطط الإستراتيجية في الكليات واالعمادات المساندة والوحدات الإدارية.
تحديد مواطن التحسين الممكنة واقتراح المشاريع اللازمة لتحقيقها.
تقديم التسهيلات اللازمة لجميع فرق العمل القائمة على تطبيق الجودة.
جمع البيانات والمعلومات بشكل مستمر عن أنشطة الجودة في الكليات واالعمادات المساندة والوحدات الإدارية.
إعداد تقارير دورية عن مستويات الأداء ورضا المستفيدين في كل نشاط.
