تسجيل الدخول
آلية الشكاوى

آلية استقبال الشكاوى

أولا: إجراءات تقديم الشكوى

  • يتم تلقي الشكوى من الشاكى نفسه مع ارفاق كافة الوثائق المؤيدة لشكواه في حال تطلب الأمر ذلك .
  • يتم استقبال الشكاوى على النحو الآتي:
  1. الحضور الشخصي إلى مقر إدارة تطوير المهارات بعمادة الجودة والتطوير وتعبئة نموذج الشكوى خطياً.
  2. الاتصال هاتفيا على الرقم الداخلى لإدارة تطوير المهارات للرجال (7248 ) ، للنساء(7207)
  3. البريد الإلكتروني الموحد لإدارة تنمية المهارات ( skills.centre@uoh.edu.sa )
  4. الدخول على النظام الالكتروني لتسجيل الدورات على الموقع الالكتروني عمادة الجودة والتطوير.        

    ثانيا إجراءات استلام الشكوى :

    الشكوى المقدمة ورقيا
  1. تعطى الشكوى رقماً متسلسلاً لسهولة الاستعلام عنها ومتابعة حلها .
  2. يقوم المسئول عن الشكاوى بإدارة تطوير المهارات  باستيفاء كافة التفاصيل الضرورية  و المعلومات الاضافية من المشتكي .
  3. تتحقق وحدة الشكاوى بإدارة تطوير المهارات بأن المعلومات والبيانات والمستندات المطلوبة قد تم استيفاؤها.
  4. يجب تقديم الشكوى بمجرد حدوث المشكلة ويستثنى من ذلك بعض الحالات الخاصة حسب طبيعة المشكلة .
  5. يتم تشكيل لجنة البت فى الشكاوى بإدارة تنمية المهارات والتي تقوم بما يلي :
  • استقبال الشكاوى ومتابعة حلها خلال أسبوعين من تاريخ تقديم الشكوى .
  • عمل إحصائية بنهاية كل فصل دراسي عن مجالات الشكاوي وطبيعتها للاسترشاد بها في تحسين جودة الخدمة المقدمة من إدارة تطوير المهارات .
  • انشاء سجل للشكاوي ( ورقي و إلكتروني) يختص بتدوين الشكاوي وابلاغ المشتكي بنتيجة الشكوى خلال فترة محددة .
  • يتم الرد على الشكاوى من قبل سعادة عميد الجودة التطوير.

     الشكوى المقدمة عن طريق البريد الإلكتروني أو عن طريق النظام

1.     يمكن تلقي الشكاوى عن طريق البريد الالكتروني أو النظام ، بحيث لا يتم إرسال أي شكوى إلا باستيفاء المعلومات اللازمة عن المشتكي والشكوى والمتضمنة ما يلي:

  • اسم المشتكي
  • الرقم الجامعي .
  • رقم الهاتف .
  • موضوع الشكوى
  • آلية الرد على الشكوى ( عن طريق التليفون أو البريد الالكتروني )

    الشكوى عن طريق الهاتف

2.     في حال ورود الشكوى عن طريق الهاتف فيجب على المشتكي تزويد وحدة الشكاوى بالمعلومات التالية:

  • اسم المشتكي
  • الرقم الجامعي
  • البريد الالكتروني
  • الهاتف
  • تاريخ إرسال الشكوى
  • موضوع الشكوى
  • آلية الرد على الشكوى( عن طريق التليفون أو البريد الالكتروني )

قبول أو رفض الشكوى

على المسئول عن الشكاوى في إدارة تطوير المهارات إبلاغ المشتكي بقبول الشكوى خلال ثلاثة أيام من تاريخ تقديمها كحد أقصى، وبأنها أصبحت في طور المتابعة، أو إبلاغه بالاعتذار عن متابعتها مع ذكر الأسباب والمبررات.

تصنيف الشكاوى

  1. تصنف الشكاوى إلى عدة أقسام وعلى النحو التالي:

‌أ.       الشكاوى المتعلقة بالشهادات .

‌ب.    الشكاوى المتعلقة بالعاملين في إدارة تنمية المهارات .

‌ج.     الشكاوى المتعلقة بالدورات التدريبية . 

‌د.      الشكاوى المتعلقة بالتسجيل في الدورات . 
نموذج تقديم شكوى.docx

جميع الحقوق محفوظة © جامعة حائل